3-8日目のプロジェクト管理はこれで！
まいど！ミッチェルです(´∀`)ノ
私の昨年の体験から効率的な実務補習のすすめ方について考えてみたいと思います。今日はその4回目。（1回目）（2回目）（3回目）
■2日目は終わった！では3-8日目をどう過ごす？
これまで、まず最初に注意すべき2点を挙げ、成功のカギは2日目にあることを明らかにしました。そこで、スムーズに2日目を終わる準備として、0日目、1日目に何を行うかを考えました。その上で、2日目の過ごし方について時間軸とともに追いかけてみました。
そこで今日は、3-8日目の各自の自宅での作業を効率化する方法について考えてみたいと思います。。*1
■3-8日目のポイントは４つ
生産管理のQCD*2のうちQuality（品質）とD（納期）対策としてそれぞれ2つ、計4つのポイントについて考えてみたいと思います。
1．プロジェクトの進捗管理（Deriverly＝納期対策）
・MLとGoogleドキュメントで進捗を「見える化」する
・skypeをフラグ（＝カムアップ・システム）として利用する
2．ドキュメント精度UP（Quality＝品質対策）
・「提案」と「根拠」はニコイチで
・根拠は、定量的な情報を優先しよう
■MLやGoogle Docで進捗を「見える化」（Deriverly＝納期対策）
メンバー各自が自宅で作業を行うため、連絡手段を確保する必要があります。ここでは各種webサービスを上手に使いこなして、無料でグループウェア機能をゲットする方法を考えます。
これは3日目の午前には整備しておきましょう。メーリングリストで代表的なのが、Yahoo!グループ。このYahoo!グループはクローズドな環境にあり、第三者からは見えない状態になっています。また参加者は管理者メンバーからの招待を持って参加となりますので、クライアントの情報が流出する危険もありません。
このグループウェアでは、メンバー全員にメールを発信する際、宛先を設定する必要が無い点に加えて以下のような機能を備えています。なのでどしどし活用して慣れて下さい。
・ブリーフケース（Ｗｏｒｄ、Ｅｘｃｅｌとか）
・フォトアルバム（クライアント企業の画像とか）
・データベース（名簿管理とか）
・カレンダー（集合日程管理とか）
○Googleドキュメント
おなじみのword、excel、powaerpointを共有することができます。さらに共同編集が可能なので、進捗管理に適しています。イメージを感じてもらうために、説明用に作ったexcelファイルをアップしてみました。
・『7人の侍』研究会−クレドについて検討してみたで使ったパワポ
見るのはこちらから
「見える化」の基本思想は「見えるから管理できる。見えないものは管理できない」ですよね。なので、この例のように進捗状況をメールでなく表で管理できると、一覧できて「見える化」成功！
Googleドキュメントと親和性が高いのがGoogleグループです。なのでメーリングリストもGoogleシリーズで統一してもいいかも知れませんね(*´ω｀*)
■skype会議で中間報告（Deriverly＝納期対策）
まだskypeを使ったことない方、これを機会にskype会議を体験してみましょう。
進捗報告をskypeで実施するメリットは、大きく3つ。
・エリアの制約条件をクリアーできる： 自宅で会議できるので、集合する手間が省けます
・参加できない人にも優しい機能： チャットのログが残るので、参加できない人が議事録として参照することが可能
・作業強制効果： 「この日に進捗報告会やります」言われると、「一応、カタチにしとかなきゃ」という心理が働きます。
⇒フラグ立てる（＝カムアップ・システムorリマインダー機能）ってやつですな(*´ω｀*)
skype会議を実施する際の留意点は、大きく５つ。
・目的は、進捗報告。中間地点でチェックすることでメンバーへのリマインド効果を期待
・実施日は、第6日目がオススメ
・開始時間のスケジュール調整はちょー助。が便利*3
・開始時間の15分前には、準備を始めましょう←これ重要！
・個々が話すと混乱するので、ファシリテーターｖｓメンバーで、１対多。発言者を指名するように仕切りましょう
特に重要なのが、「開始15分前には、準備」です。web会議の経験がある方ならウンウン言われると思いますが、web会議は機器トラブルによる開始遅れは頻発します。6人の参加者なら15分程度のバッファーは用意しておきましょう。
■提案と根拠はニコイチで（Quality＝品質対策）
「なに当たり前のこと言ってんのミッチェル？」という方は飛ばして下さい。←読み飛ばしOK！
お箸使ってメシ食うぐらい当たり前のことなんですが、実際にいたんですよね、
「こうすべきだよ！」
なるほど、なぜそう思われたんですか？
「俺がそう思ったからそうなんだ！」*4
・・・( ﾟДﾟ)ﾎﾟｶｰﾝ
まぁ、ここは再確認ということで、「こう提案する」「なぜならば」を１セットにすることを共通の約束事として徹底しておきましょう。イメージとしては、提案の骨子（スケルトン）に根拠で肉付けしていく感じ。
では、どんな根拠を用意するのが望ましいでしょうか？
■根拠の優先順位は「定量＞事例＞定性情報」（Quality＝品質対策）
「こう提案する」という提案には、必ず「なぜならば」の根拠をセットにしましょう。ここで重要なのは「なぜならば」、いわゆるエビデンス部分をどんな情報で補完するかという話。私のオススメは「定量＞事例＞定性」情報という優先順位でエビデンス部*5を構成すること。←これ重要！
1.定量情報： 定量的なデータで裏づけする
⇒「こんな数字の結果が出ている。だから、こうすべきです」
2.事例情報： 「中小企業白書」や、「中小企業庁が発行する報告書」等にて裏づけする
⇒「こんな報告がある。だから御社も、それを応用して〜」
3.定性情報： 定性的なデータで裏づけする
⇒はなるべく避けたい。「これが御社の強みだから〜」言われたところで、「強み」である根拠がそもそも必要なわけで…。
優先する基準は、「説得力のある順」です。「時間のかかる順」ともいえます。
時間のかかる地味な作業は個別に済ませておいて、9日目のチームでの作業では、各パートごとの提案を軸に全体の整合性をはかる、ブラシュアップするなどクリエイティブな作業に特化できるようにしておきましょう。
■3-8日目まとめ
・（Deriverly＝納期対策）の精度を高めるために、Googelドキュメントやskypeを活用しよう！
・Quality＝品質対策）の精度を高めるために、「提案と根拠はニコイチ」と「定量＞事例＞定性情報」を徹底しよう！
というわけで、だんだんダルくなってきました・・・。ミッチェルでした(´Д`)ノ *6
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*1:※ご注意：ここで述べた話は、07年の私の体験にもとずいています。そのため、08年の日程等とは状況が変化している場合が考えられます。したがって、今年受講される方は、必ずご自身で日程等の条件を確認して下さい。
*2:生産の3要素。それぞれQuality（品質）、Cost（コスト）、D（納期）をあらわす。
*3:私は飲み会の幹事やること多いんですが、これ重宝しまっせ（＾q＾）
*4:偏見かもしれませんが、お金を借りる側の方よりもお金を貸す側の人に多かったような気がします。
*5:正確な意味での「エビデンス」ではないですが、ここでは｢数値を中心とした根拠｣ぐらいの意味で。
*6:「もっとコッチの方が合理的じゃね？」等ありましたら、ぜひトラックバックして頂けると助かります。私も楽しみですが、受講生の方が助かるかと。
